Online Datarooms sind effektiv

Virtuelle Datenräume sind nicht einfach nur elektronische Kopien von herkömmlichen Datarooms.
Virtuelle Archive sind in allerlei Hinsicht effizienter sowie zielführender als traditionelle Funktionn zur Dokumenten-Strukturierung.

Unkomplizierte Handhabung und kluge Routinen

• Internet Datenräume sind unkompliziert und bequem zu betätigen. Alle Nutzer sparen ab der ersten Stunde Zeit bei der Gebrauch
• Durch die integrierte Volltextsuche kommen alle Nutzer noch schneller zum Schluss, da Sie einzig diejenigen Schriftstücke bearbeiten, die für sie faktisch relevant sind .
• Überflüssiges Recherchieren in unendlichen Papierdateien fällt weg.

Leichtes sowie durchdachtes Konzept

• Alle Nutzer können ohne Einweisung, Weiterbildung oder Selbst-Studium des Leitfadens aus dem Stand mit ihrer Arbeit im Datenraum einsetzen sowie dadurch ergiebig sein.
• Sämtliche Benutzer findet sich aufgrund des unmissverständlich strukturierten Konzepts und der einfachen Operation im WWW-Dataroom auf Anhieb zurecht.
• Jeglicher Benutzer „sieht“ einzig diejenigen Funktionen und Feature des WWW-Datarooms, welche er auch gleichwohl nutzen kann. So unterbleiben überflüssige Beschäftigungen automatisch .

Umgehend nutzbar

• Für die Benutzung braucht der Nutzer nur den Laptop und einen Internet-Zutritt
• Durch dem Sachverhalt, dass Web Datenräume über jeden erdenklichen Internet-Browser benutzt werden können, ist keine zusätzliche Software auf dem Computer, Tablet oder PC des Anwender erforderlich.
• Jeder Nutzer kann dadurch auch technisch gesehen umgehend anfangen
• Das Einspielen von Applikationen entfällt und genauso die intern IT-Abteilung wird erleichtert sein, da sie ganz und gar nicht noch eine Software einstellen und warten muss

DMS-Features helfen bei der Strukturierung

• Auf Wunsch können Benutzer sowie Systembetreuer der virtuellen Datenräume Schriftstücke auch noch darüber hinaus modifizieren und kenntlich machen
• Anhand Dokumentenattributen sowie Dokumententypen können Schriftstücke Datenraum rund um die Uhr zusätzlich Kategorien zugeordnet werden und dadurch eine Datei einem Themengebiet oder einer Aufgabenstellung zugewiesen werden.
• Darüber hinaus stellt der Web-Datenraum mit den sog. Meta-Tags gänzlich frei konfigurierbare Dateien-Felder zur Auswahl, die es ermöglichen dem Dokument alternative Schlüsselbegriffe zuzuweisen. Das schafft eine effiziente Struktur sowie Deutlichkeit.

Alle Nutzer bleiben wo sie sind – an ihrem Arbeitsplatz

• Bei der effektiveb Nutzung von Web Archiven entfallen Reisen, Spesen und häufig anfallende Reisespesen sofort
• Jeder Benutzer kann von seinem Arbeitsplatz aus direkt mit dem Lesen und der Recherche in Dokumenten beginnen. Das erspart zum ersten Arbeitszeit und ist zum anderen für die allermeisten Menschen deutlich stressfreier sowie effizienter, da sie sich in einer gewohnten Umgebung wieder finden.
• Die ansonsten üblichen Mietpreise für physische Räume und die damit häufig ebenso verbundenen Ausgaben für Wachdienste, Sicherheit oder Catering entfallen.

Effizienz durch paralleles Bearbeiten

Ein auf keinen Fall zu vernachlässigender Aspekt bei der effizienten Benutzung von digitalen Archiven ist der Fall, dass alle beteiligten Parteien von jetzt auf gleich und ganz besonders simultan zugreifen sollen.
In der Historie hatte man oft zusätzlich das Problem, dass der Dokumentenbestand nur ein einziges mal existiert und sich konkurrierende Organisationen (meist die potenziellen Käufer) sich auf keinen Fall gegenseitig zu sehen bekommen sollten. Dadurch folgte oft eine sequentielle Arbeit im Datenraum. D.h. jede Bieterphase wurde mit einem potenziellen Käufer nach dem anderen aufeinanderfolgend realisiert. Dies kostete Arbeitszeit und Geld.
Mit Online Datenräumen lassen sich solche Abläufe ohne Bedrohung parallelisieren und damit sowohl zeitlich reduzieren als auch monetär effizienter durchführen.

Was müssen Web-Datenraum-Nutzer beachten?

Im Gegensatz zum physischen Datenraum müssen die Papiere für einen WWW-Dataroom angesichts der Natur der Sache digital – ergo papierlos – bestehen. Nach der Praxis des Data-Room-Teams ist dies in der Zwischenzeit zu wenigstens fünfzig Prozent der Fall. Für die allermeisten Nutzer ist es deswegen überhaupt kein großes Problem zu den schon digitalisierten Akten und Dateien die noch fehlenden Papiere zu scannen und in den Online Datenraum hochzuladen.

Mit integrierten Schnittstellen binden Sie ihre EDV-Systeme an den Datenraum an

Zum Schluss können Firma, die Internet Archive dauerhaft verwenden, vorhandene IT-Systeme mit Hilfe der Online-Schnittstelle an den Datenraum anbinden.
Die offene SOAP-API macht es möglich, dass jedes bestehende Informationstechnik-System simpel und gesichert seine bestehenden Akten und Dokumente mit dem Online Datenraum kommunizieren kann und dadurch sicher gestellt ist, dass z.B. individuelle und nichtsdestotrotz effiziente Ablagearchive aufgebaut werden.
– So eignet sich docurex® Datarooms auch als zentrales Dokumenten-Datenraum im Internet, auf das Anwender wie gewohnt über die Netz-Oberfläche zugreifen, dessen Dokumente aber maschinell von bestehenden IT-Systemen des nutzenden Betriebs per Schnittstelle geliefert werden.
So machen Sie aus der vorhandenen IT-Landschaft ein eingebettetes System ohne das Investment in ihre existierende IT-Strukturen zu gefährden.
So ist ein virtueller Datenraum eine nützliche Ergänzung für alle Organisationen.