Online-Datenraum von docurex im Einsatz als DMS in der Cloud
docurex der Hersteller des Online-Datenraums docurex hat die Online-Anwendung um ein eigenständiges Dokumenten-Management (DMS) vergrößert. Dabei ist docurex vollwertig im World Wide Web nutzbar und stellt damit ein sehr handliches DMS für die Cloud dar, auf das die Benützer international zugreifen können.
Das Online Dokumenten-Management sowie die Datenablage von docurex kann auch wie docurex selber als Online-Plattform ohne Training alsbald benutzt werden. docurex ist extrem einfach zu bedienen und wurde durch das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation zertifiziert. So können Dokumente im docurex Datenraum auf Bitte automatisch volltextindexiert oder händisch mit Meta-Begriffen (oder Schlagworten) ausgerüstet werden. Das sichert ein rasantes Auffinden aller vorhandenen Dateien und spart wertvolle Arbeitszeit. Die Datenablage im Datenraum bietet aber noch einen ganz aussergewöhnlichen Nutzeffekt für alle Unternehmen, die Wert auf ein hocheffizientes Dokumenten-Management legen: Da die Software web-basiert ist, kann das docurex Dokumenten-Management in der Cloud überall von jedem PC aus multinational über das Netz benutzt werden.
Das integrierte Online Dokumenten-Management im Netz
Auch mit der Erweiterung um ein integriertes Dokumenten-Management können Benützer wie bisher weiter arbeiten. Die komplette GUI des docurex Datenraumes ist auf einfachste Anwendbarkeit ausgelegt. Schulungen oder gar Einweisungen sind nicht notwendig. Firmenkunden werden sich bei der Nutzung der Datenablage und des Dokumenten-Managements bequem zurechtfinden, wie zuvor. Zudem beanspruchen Benützer keine sonstige Anwendung, d.h. es müssen keine Aktionen auf den PCs oder Notebooks installiert werden. Für die Anwendung des docurex Dokumenten-Management-Systems wird ausschließlich ein aktueller Internetbrowser (wie etwa der Internet Explorer, Firefox oder Safari) und ein Internetzugang gebraucht.
Online-DMS: Bequem und sehr sicher
Das Internet DMS von docurex erlaubt neben den üblichen Funktionen eines Internet basierten DMS zudem eine automatische PDF-Konvertierung von Dokumenten in der Datenablage. Auch hier brauchen die Benutzer keine anderen Softwareprodukte oder kostspielige Anwendung. Andere Sicherheitsfunktionen für PDF-Dokumente können im docurex Datenraum jederzeit aktiviert werden. Außerdem werden alle PDF-Dokumente in der Datenablage auf Anfrage mit einem elektronischen, anpassbaren Wasserzeichen ausgestattet. Dies erleichtert die eindeutige Identifikation von Zugriffen und Benutzern, da im Schriftstück auf Basis von dem Wasserzeichen ein optischer Hinweis auf den Nutzer zu sehen ist.
Das Online Dokumenten-Management im Web: Sicher – Revisionssicher
Für den optimalen Überblick beziehen Administratoren des Online Dokumenten-Management detaillierte Erhebungen über die Zugriffsaktivitäten aller Anwender. Ein lückenloses Protokoll des Systems ist im Datenraum eingebaut. So wird nicht nur das Dokumenten-Management zum Kinderspiel. Alle Systemprotokolle können selbstverständlich nur von Personen mit entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden.
Für höchte Sicherheit wird jede Entwicklung an Dateien revisionssicher, also unveränderbar, aufgezeichnet. So können Administratoren des DMS jederzeit Veränderung an Dokumenten bzw. Dateien oder die Zugriffe auf definierte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer in docurex lässt sich so ein Protokollierungsgrad abstecken, um allen denkbaren Anforderungen durch Anwender gerecht zu werden.
Mehr Angaben zum Online DMS und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Unternehmen im Netz unter http://www.docurex.com/de/.