Internet-Datenraum mit docurex im Anwendung als DMS in der Cloud
docurex der Hersteller des Online-Dataroom docurex hat die Online-Anwendung um ein eigenes Archiv-System vergrößert. Dabei ist docurex vollständig erreichbar benutzbar und stellt damit ein sehr kompaketes DMS für die Online-Welt dar, auf das Benützer in aller Herren Länder zugreifen können.
Das Online Dokumenten-Management sowie die Datenablage kann wie docurex selbst als Online-Softare ohne Schulung sofort genutzt werden. docurex ist extrem einfach zu bedienen und wurde durch die Fraunhofer Organisation begutachtet. So können Schriftstücke im docurex Datenraum auf Wunsch automatisch mit Schlagworten versehen oder manuell mit Meta-Begriffen versehen werden. Das garantiert ein rasantes Auffinden aller vorhandenen Dateien und erspart wertvolle Arbeitszeit. Die Datenablage im Dataroom offeriert aber noch einen ganz besonderen Benefit für alle Unternehmen, die Wert auf ein effizientes DMS legen: Da die Applikation Online-basiert ist, kann das DMS in der Cloud überall von beinahe jedem Notebook aus in aller Welt über das Internet genutzt werden.
Das integrierte Online Dokumenten-Management im WWW
Genauso mit der Erweiterung um ein eingebautes Archiv können Benützer wie bis dato weiter arbeiten. Die komplette GUI des docurex Datarooms ist auf einfachste Anwendbarkeit ausgelegt. Schulungen oder überhaupt Einweisungen sind überhaupt nicht erforderlich. Firmenkunden werden sich bei der Nutzung der Datenablage und des DMS bequem zurande kommen, wie zuvor. Im Übrigen benötigen Benützer keine übrige Anwendung, d.h. es müssen keine Aktionen auf den PCs oder Notebooks eingerichtet werden. Für die Anwendung des Archiv-Systems wird lediglich ein aktueller Webbrowser (wie z.B. Internet Explorer von MS, Mozilla oder Apple Safari) und ein Internetzugang gebraucht.
Internet-DMS: Bequem und hoch sicher
Das Online Dokumenten-Management erlaubt neben den eingesetzten Eigenschaften eines Internet basierten DMS zudem eine automatisierte PDF-Umwandlung von Dokumenten im Archiv. Auch hier brauchen die Benutzer keine anderen Programme oder kostspielige Anwendung. Andere Securityfunktionen für PDF-Dateien dürfen im Datenraum rund um die Uhr aktiviert werden. Darüber hinaus werden alle Adobe PDF-Dokumente in der Dokumentenablage auf Wunsch mit einem elektronischen, anpassbaren Wasserzeichen ausgestattet. Dies vereinfacht die eindeutige Identifikation von Anmeldungen und Anwendern, da im Schriftstück durch das Wasserzeichen ein optischer Fingerzeig auf den Anwender zu erkennen ist.
Das Online Archiv im WWW: Sicher – Revisionssicher
Für den besten Überblick erhalten Verwalter des Online Dokumenten-Management detaillierte Statistiken über die Zugriffe und Aktionen aller Anwender. Ein lückenloses Protokoll des Systems ist im DMS eingebaut. Auf diese Art wird das Dokumenten-Verwalten zum Klacks. Sämtliche Systemprotokolle können selbstverständlich nur von Personen mit passenden Erlaubnissen betrachtet werden.
Für größtmögliche Sicherheit wird jede Entwicklung an Dateien revisionssicher, also nicht veränderbar, protokolliert. So können Verwalter des Datenraums jederzeit Änderungen an Dateien bzw. Vorlagen oder die Zugriffe auf bestimmte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer im Online-Archiv lässt sich so ein Protokollierungsgrad definieren, um allen erdenklichen Anforderungen durch Verwalter gerecht zu werden.
Mehr Angaben zum Web-DMS und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden geneigte Firmen im Internet unter http://www.docurex.com/de/.