Sicherheit und Effektivität in der Vorstands- und Aufsichtsratskommunikation mit virtuellen Datenräumen von docurex®

Die Durchführung der notwendigen Kommunikation zwischen Aufsichtsrat, Vorstand oder Geschäftsleitung, Mitarbeitern und dem Betriebsrat (im englischen Board Communication genannt) erfordert in den meisten großen Unternehmen einen erheblichen Arbeitsaufwand.

Neben der Organisation der räumlichen und zeitlichen Gegebenheiten nimmt die inhaltliche Zuarbeit für die Gremien – und Geschäftsleitungskommunikation sowie die Aufsichtsratskommunikation und Vorstandskommunikation häufig sehr viel Zeit in Anspruch.
Das gilt sowohl für die Ersteller von Informationen – also in der Regel Mitarbeiter im Unternehmen oder externe Berater – als auch das Management (Vorstand oder Geschäftsführung).

Alle relevanten Dokumente müssen gesammelt, gemäß der Tagesordnungspunkte aufbereitet und strukturiert werden. Der termingerechte und vertrauliche Versand zu den jeweiligen Beteiligten einer Aufsichtsratskommunikation und Vorstandskommunikation kommt ebenfalls hinzu. In vielen Firmen wird dies immer noch über den klassischen Postweg realisiert, d.h. ein Brief verschickt. Ein Vorgehen, welches zwar sicher ist, aber in Zeiten des Internets sich als zu unflexibel erweist. Kurzfristige Änderungen in den Unterlagen können auf diese Weise nur noch schwer vor Beginn der eigentlichen Aufsichtsrats-, Gremien – oder Vorstandssitzung vorgenommen werden. Dennoch benötigen die meisten Unternehmen einen schnellen, funktionierenden und vor allen Dingen sicheren Austausch von Unterlagen mit Ihren Gremienmitgliedern. Dies gilt insbesondere für Aufsichtsräte, die mehrheitlich in anderen Firmen beschäftigt sind und häufig nur für die Sitzungen präsent sind.

Mit virtuellen Datenräumen – effektive und innovative „Board Communication“

Für eine sichere Geschäftsleitungskommunikation, Aufsichtsratskommunikation und Vorstandskommunikation greifen heute viele Unternehmen auf das Internet bzw. die neuen Medien zu. Diese bieten die Möglichkeit die Unterlagen für eine Sitzung des Aufsichtsrats oder des Vorstand via Internet unkompliziert und schnell zu versenden. So haben alle Beteiligten eines Gremiums stets die aktuellsten Unterlagen zur Verfügung.
Um die damit verbundenen Abläufe noch deutlich innovativer und sicherer zu gestalten, geben virtuelle Datenräume den Anwendern die Möglichkeit, besser auf die jeweiligen Dokumente für eine entsprechende Sitzung zuzugreifen. Übersichtlich und strukturiert sind notwendige Informationen und Inhalte für alle berechtigten Benutzer zugänglich. In ebenso intuitiver Art und Weise lassen sich auch neue Dokumente für eine Gremien – und Vorstandskommunikation ein pflegen bzw. abändern.

Ein sicheres und transparentes Sicherheitssystem für die Geschäftsleitungskommunikation

Bei all ihren komfortablen und innovativen Funktionalitäten haben virtuelle Datenräume stets die Sicherheit der vertraulichen Informationen und Daten einer Vorstandskommunikation im Blick. So sichert das effiziente Datenverwaltungsprogramm nicht nur die lückenlose Archivierung aller Dokumente ab. Virtuelle Datenräume arbeiten nach solch hohen Sicherheitsstandards, dass die Inhalte des Datenaustauschs der Mitglieder untereinander nach außen und innen vor Online-Kriminalität, Spionage und Hackern geschützt sind.

Das Sicherheitskonzept von virtuellen Datenräumen lässt nur den Zugriff für diejenigen zu, die die Inhalte der Berichte und Dokumente für die Geschäftsleitungskommunikation auch wirklich kennen dürfen. Das heißt, auch die eigene EDV-Abteilung des betroffenen Unternehmens kann nicht auf die inhaltlichen Aspekte der Unterlagen Ihrer Vorstände und Aufsichtsräte zugreifen. Die Strategie der virtuellen Datenräume umfasst dabei selbstverständlich auch eine lückenlose und aussagefähige Protokollierung, hinsichtlich der Frage: Wer hat wann auf welche Inhalte zugegriffen und diese gegebenenfalls verändert?
Derartige Fragen lasen sich schnell und unkompliziert in virtuellen Datenräumen klären.
Die Gremien – und Geschäftsleitungskommunikation mit Online-Datenräumen im Überblick

Intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet und mit praktischen Features für die Vorstands- und Aufsichtsrastkommunikation ausgestattet, gehört der virtuelle Datenraum von docurex® zu einem der derzeit umfassendsten, innovativsten und sichersten Dokumenten-Verwaltungsprogramme im Internet.

Die Vorteile von virtuellen Datenräumen von docurex® liegen im Rahmen der Gremien- und Geschäftsleitungskommunikation insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Gewährleistung einer sicheren, flexiblen und effizienten Kommunikation zwischen Vorstand, Aufsichtsrat und Mitarbeitern des Unternehmens
• automatische und umfassende sowie sichere Archivierung aller Dokumente der Gremien – und Geschäftsleitungskommunikation
• lückenlose und aussagekräftige Protokollierung hinsichtlich der Zugriffe und Änderungen bestehender Dokumente

Darüber hinaus ist docurex® aufgrund seiner flexiblen Struktur auch in anderen Geschäftsbereichen außerhalb der Gremien – und Aufsichtsratskommunikation, beispielsweise in der regulären Dokumentenverwaltung einsetzbar.
docurex® wird für jeden Kunden nach dem Bedarf des jeweiligen Unternehmens modular mit Funktionen und Features ausgerüstet. Dadurch haben Sie exakt den virtuellen Datenraum, den Sie für Ihr Gremienarbeit benötigen.