Virtuelle Datenräume sind effizient

Virtuelle Datenräume sind nicht einfach nur elektronische Kopien von physischen Datenräumen. Online Datenräume sind in vielerlei Hinsicht effizienter und zielgerichteter als herkömmliche Methoden zur Dokumenten-Strukturierung.

Einfachste Bedienung und intelligente Funktionen

• Virtuelle Datenräume von docurex® sind leicht und einfach zu bedienen. Alle Benutzer sparen von der ersten Minute an Zeit bei der Nutzung von docurex®
• Durch die integrierte Volltextsuche kommen alle Benutzer schneller ans Ziel, da Sie nur diejenigen Dokumente bearbeiten, die für sie wirklich relevant sind. Überflüssiges Suchen in endlosen Papierdokumenten entfällt.

Intuitives und durchdachtes Design

• Alle Anwender können ohne Einweisung, Schulung oder Studium des Handbuchs sofort mit der Arbeit im Datenraum beginnen und damit produktiv sein.
• Jeder Benutzer findet sich aufgrund des klar strukturierten Designs und der einfachen Handhabung in docurex® sofort zurecht.
• Jeder Anwender „sieht“ nur diejenigen Funktionen und Features von docurex®, die er auch wirklich nutzen darf. Damit fallen überflüssige Ablenkungen automatisch weg.

Sofort nutzbar

• – Für die Nutzung braucht der Anwender nur seinen Computer und einen Internet-Zugang
  – Durch die Tatsache, dass virtuelle Datenräume von docurex® über jeden beliebigen Internet-Browser genutzt werden können, wird keine zusätzliche Software auf dem Notebook, iPad oder PC des Benutzers gebraucht.
• Jeder Anwender kann damit auch technisch gesehen sofort effizient im Datenraum arbeiten
• Ein Aufspielen von Software entfällt und auch die interne IT-Abteilung wird entlastet, da sie nicht noch eine Software konfigurieren und warten muss

Dokumenten-Management-Funktionen helfen bei der Strukturierung

• Auf Wunsch können Anwender und Administratoren der virtuellen Datenräume Dokumente auch noch zusätzlich bearbeiten und kennzeichnen
• Mit Hilfe von Dokumenteneigenschaften und Dokumentenarten können Dateien im docurex® Datenraum jederzeit zusätzlich klassifiziert werden und damit ein Dokument einem bestimmten Themengebiet oder einer Aufgabenstellung zuweisen.
• Darüber hinaus stellt docurex® mit den so genannten Meta-Tags völlig frei konfigurierbare Dokumente-Felder zur Verfügung, die es ermöglichen einem Dokument weitere Schlüsselbegriffe zuzuordnen. Das schafft eine effiziente Struktur und Übersichtlichkeit.

Alle Beteiligten bleiben wo sie sind – an ihrem Arbeitsplatz

• Bei der effizienten Nutzung von virtuellen Datenräumen von docurex® entfallen Reisezeiten, Reisekosten und oft anfallende Reisespesen sofort
• Jeder Anwender kann von seinem Arbeitsplatz aus sofort mit der Lektüre und der Suche in Dokumenten loslegen. Das spart zum einen Zeit und ist für die allermeisten Menschen deutlich stressfreier und effizienter, da sie sich in einer gewohnten Umgebung befinden.
• Die sonst üblichen Mietgebühren für physische Räume und die damit oft auch verbundenen Kosten für Wachdienste, Sicherheitsfirmen oder Catering fallen weg.

Effizienz durch paralleles Arbeiten

Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt bei der effizienten Nutzung von digitalen Datenräumen ist der Umstand, dass alle beteiligten Parteien sofort und vor allem simultan arbeiten können. In der Vergangenheit hatte man oft noch das Problem, dass der Dokumentenbestand nur einmal vorhanden war und sich gegnerische Parteien (in der Regel die Bieter) sich nicht physisch zu Gesicht bekommen sollten. Daraus resultierte oft eine sequentielle Arbeit im Datenraum. D.h. jede Bieterphase wurde mit einem Anbieter nach dem anderen hintereinander realisiert. Das kostete Zeit und Geld. Mit virtuellen Datenräumen von docurex® lassen sich derartige Abläufe ohne Risiko parallelisieren und damit sowohl zeitlich reduzieren als auch monetär effizienter gestalten.

Was müssen Datenraum-Mieter beachten?

Im Gegensatz zum physischen Datenraum müssen die Dokumente für einen virtuellen Datenraum aufgrund der Natur der Sache elektronisch – also papierlos – vorliegen. Nach den Erfahrungen des docurex®-Teams ist das mittlerweile zu mindestens 50% der Fall. Für die allermeisten Kunden ist es daher auch kein großes Problem zu den bereits digitalisierten Akten und Dokumenten die noch fehlenden Schriftstücke einzuscannen und in den virtuellen Datenraum einzustellen.
docurex® bietet hier neben der integrierten Scan2docurex® Schnittstelle auch einen für docurex® passenden Scanservice an, den Datenraum-Mieter mit in Anspruch nehmen können.

Mit der docurex® Schnittstelle binden Sie ihre EDV an docurex® an

Last but not least können Unternehmen, die virtuelle Datenräume von docurex® dauerhaft nutzen, bestehende IT-Systeme mit der docurex®-API an docurex® anbinden. Die offene SOAP-API von docurex® ermöglicht es, dass jedes bestehende EDV-System einfach und sicher sein bestehenden Dokumente und Dateien mit dem virtuellen Datenraum von docurex® austauschen kann und damit gewährleistet ist, dass zum Beispiel individuelle und dennoch effiziente Ablagearchive erstellt werden. – So eignet sich docurex® auch als zentrales Dokumenten-Archiv im Internet, auf das Anwender wie gewohnt über die Web-Oberfläche zugreifen, dessen Dokumente aber automatisch von bestehenden IT-Systemen des nutzenden Unternehmens per Schnittstelle geliefert werden. Auf diese Weise machen Sie aus ihrer bestehenden IT-Landschaft ein integriertes System ohne die Investitionen in ihre bisherigen IT-Strukturen zu gefährden. – Effizienter Investitions-Schutz mit virtuellen Datenräumen von docurex®.