Online-Dokumentenmanagementsysteme mit docurex Praxis-Einsatz in der Cloud
Der Anbieter des Online-Data-Room docurex hat die Cloud-Applikation um ein eigenes Dokumentenmanagementsystem erweitert. Dabei ist die Anwendung vollwertig im Netz benutzbar und stellt damit ein sehr kompaketes Dokumenten-Management für die Online-Welt dar, auf welches die Anwender global zugreifen können.
Das Online Dokumentenmanagementsystem sowie die Ablage kann auch selber als Internet-Plattform ohne Training alsbald benutzt werden. Das DMS ist absolut bequem zu bearbeiten und wurde durch die Fraunhofer Organisation für gut erachtet. So können Dateien Datenraum auf Anfrage automatisch mit Schlagworten versehen oder von Hand mit Meta-Begriffen ausgerüstet werden. Diese Vorgehensweise garantiert ein schnelles Auffinden vorn allen existierenden Vorlagen sowie spart wertvolle Arbeitszeit. Die Ablage im Datenraum offeriert aber noch einen ganz besonderen Vorteil für alle Firmen, die Wert auf ein wirkungsvolles Dokumentenmanagementsystem legen: Da die Software Internet-basiert ist, kann das Dokumentenmanagementsystem im Web überall von nahezu jedem Notebook aus weltweit über das Netz benutzt werden.
Das eingebaute WWW DMS im Netz
Ebenso mit der Ausdehnung um ein eingebautes DMS können Benutzer wie bisher weiter arbeiten. Die gesamte Oberfläche der Web Software ist auf einfachste Anwendbarkeit ausgelegt. Weiterbildungen oder gar Unterweisungen sind überhaupt nicht mehr notwendig. Organisationen werden sich mi der Nutzung des Archivs und des Dokumentenmanagementsystems ebenso bequem zurechtfinden, wie vorab. Im Übrigen beanspruchen Anwender überhaupt keine andere Applikation, d.h. es müssen keine Aktionen auf den PCs oder Notebooks eingerichtet werden. Für die Anwendung des Dokumenten-Management ist allein ein aktueller Webbrowser (wie etwa der IE, Mozilla oder Apple Safari) sowie eine Internetanbindung benötigt.
WWW-Dokumentenmanagementsystem: Einfach und sicher
Das Internet Dokumentenmanagementsystem erlaubt neben den eingesetzten Eigenschaften eines Cloud basierten DMS zusätzlich eine automatisierte PDF-Konvertierung von Dateien] im Datenraum. Auch hier brauchen die Anwender keine ähnlichen Programme oder kostspielige Software. Sonstige Securityfunktionen für PDF-Dokumente können im Cloud-Datenraum immer hinzugefügt werden. Ebenso werden alle Adobe PDF-Dokumente im DMS auf Anfrage mit einem elektronischen, konfigurierbaren Wasserzeichen versehen. Dies vereinfacht die eindeutige Identifizierung von Anmeldungen und Anwendern, da im Dokument durch das Wasserzeichen ein optischer Hinweis auf den Benutzer zu sehen ist.
Das Internet Dokumentenmanagementsystem im Internet: Absolut sicher – veränderungssicher
Für den besten Überblick erhalten Administratoren des WWW Dokumentenmanagementsystem exakte Auswertungen über die Anmeldungen und Aktivitäten aller Benutzer. Ein lückenlose Protokoll des Dokumentenmanagementsystems ist im Dokumentenmanagementsystem integriert. Auf diese Weise wird das Datei-Management zum Kinderspiel. Alle Logfiles dürfen logischerweise nur von Personen mit entsprechenden Erlaubnissen ausgewertet werden.
Für größtmögliche Schutz wird wirklich jede Veränderung an Vorlagen veränderungssicher, also nicht veränderbar, protokolliert. So können Verwalter des Datenraums jederzeit Änderungen an Dokumenten bzw. Vorlagen oder die Zugriffe auf bestimmte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Anwender im Dokumentenmanagementsystem lässt sich auf diese Weise ein Protokollierungsgrad festlegen, um allen denkbaren Ansprüche durch Anwender gerecht zu werden.
Mehr Daten zum Internet-Dokumenten-Management und den Dienstleistungen und Stärken von docurex finden geneigte Unternehmen im Netz unter http://www.docurex.com/de/.