Online-Dataroom mit docurex im Einsatz als DMS im Internet
docurex der Anbieter des Cloud-Datenraums hat die Cloud-Anwendung um ein eigenes DMS vergrößert. Hier ist docurex vollwertig im World Wide Web nutzbar und stellt damit ein sehr handliches DMS für das Internet dar, auf das die Anwender weltweit Zugriff haben.
Das Online Dokumentenmanagementsystem sowie die Datenablage kann wie docurex selbst als WWW-Softare ohne Training sofort benutzt werden. docurex ist absolut einfach zu bedienen und wurde durch die Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation begutachtet. So können Schriftstücke im docurex Dataroom auf Anfrage automatisch volltextindexiert oder manuell mit Schlüsselworten ausgerüstet werden. Das garantiert ein rasantes Auffinden aller vorhandenen Vorlagen und erspart umfangreiche Zeit. Das Archiv im Dataroom offeriert jedoch noch einen ganz besonderen Vorteil für alle Firmen, die Wert auf ein wirkungsvolles Dokumenten-Management legen: Da die Software web-basiert ist, kann das Dokumenten-Management im Web überall von nahezu jedem Computer aus multinational über das Netz benutzt werden.
Das integrierte Online Dokumentenmanagementsystem im World Wide Web
Genauso mit der Erweiterung um ein integriertes DMS können Benützer wie bis dato weiter arbeiten. Die gesamte Oberfläche des docurex Datarooms ist auf einfachste Einsetzbarkeit ausgelegt. Schulungen oder gar Unterweisungen sind überhaupt nicht notwendig. Firmen werden sich bei der Nutzung der Dateiablage und des DMS einfach zurande kommen, wie vorab. Zusätzlich beanspruchen Benützer keine andere Applikation, d.h. es müssen keine Programme auf den PCs oder Notebooks installiert werden. Für die Anwendung des Archiv-Systems wird bloß ein aktueller Browser (wie etwa der IE, Mozilla oder Safari) und eine Internetverbindung gebraucht.
Web-Archiv: Einfach und sicher
Das DMS erlaubt neben den gebräuchlichen Funktionen eines Internet basierten DMS zudem eine automatisierte PDF-Umwandlung von Dateien] in der Datenablage. Ebenfalls brauchen die Anwender keine ähnlichen Programme oder teure Applikation. Alternative Securityfunktionen für PDF-Dokumente können im Datenraum rund um die Uhr hinzugefügt werden. Des Weiteren werden alle PDF-Dokumente in der Dateiablage auf Wunsch mit einem elektronischen, anpassbaren Wasserzeichen ausgestattet. Dies erleichtert die einwandfreie Identifizierung von Zugriffen und Benutzern, da im Schriftstück durch das Wasserzeichen ein optischer Hinweis auf den Nutzer zu erkennen ist.
Das Online Dokumentenmanagementsystem im World Wide Web: Absolut sicher – Revisionssicher
Für den idealen Überblick erhalten Administratoren des Online DMS detaillierte Statistiken über die Anmeldungen und Aktionen aller Benutzer. Ein lückenloses Protokoll des Systems ist im Dokumentenmanagementsystem eingebaut. So wird das Datei-Management zum Klacks. Alle Protokolle können selbstverständlich nur von Personen mit passenden Berechtigungen betrachtet werden.
Für größtmögliche Sicherheit wird jede Veränderung an Dateien revisionssicher, also nicht veränderbar, protokolliert. So können Administratoren des Datenraums jederzeit Veränderung an Dateien bzw. Dateien oder die Zugriffe auf definierte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Anwender im DMS lässt sich so ein Protokollierungsgrad definieren, um allen erdenklichen Ansprüche durch Anwender gerecht zu werden.
Mehr Informationen zum Internet-Archiv und den Angeboten und Eigenschaften von docurex finden interessierte Unternehmen im Internet auf der Seite des Software-Herstellers.